Het opstellen van de franchise contract(en)

Voor het opzetten van een succesvolle franchiseorganisatie zijn juridisch solide franchisecontracten een vereiste. Denk hierbij aan een:

1. Geheimhoudingsverklaring om in het eerste stadium van het selectietraject openlijk met een kandidaat te kunnen praten.
2. Precontractueel Informatie Document om franchisenemers te voorzien van alle benodigde informatie zodat zij een weloverwogen beslissing kunnen nemen om toe te treden tot de franchiseformule.
3. Verwerkersovereenkomst voor het vastleggen van de afspraken omtrent de verwerking van persoonsgegevens van bijvoorbeeld eindklanten.
4. Franchisecontract waarin de verantwoordelijkheden, verplichtingen en aansprakelijkheden van franchisegever en franchisenemer evenals alle andere belangrijke voorwaarden van de franchisesamenwerking worden vastgelegd.

Geheimhoudingsverklaring

Je hebt een succesvol concept wat je verder wil laten groeien via franchise. Je wil echter niet dat het geheim van uw bedrijfssucces zomaar op straat komt te liggen. Daarom is het gebruikelijk om tijdens het eerste stadium van het selectieproces een aspirant-franchisenemer een geheimhoudingsverklaring te laten ondertekenen, zodat bedrijfsgevoelige informatie wordt beschermd. Ondertekening van de geheimhoudingsverklaring maakt het mogelijk om dieper op de formule in te gaan, want vaak zal door beide partijen snel gevoelige informatie worden verstrekt. De geheimhoudingsverklaring dient dus om te voorkomen dat geïnteresseerden oneigenlijk gebruik maken van de verstrekte vertrouwelijke informatie en dit doorspelen naar derden.

Precontractueel Informatie Document

Wanneer de gesprekken met een aspirant-franchisenemer goed verlopen en de aspirant-franchisenemer aangeeft zich aan te willen gaan sluiten bij uw franchiseformule is het moment aangebroken om een Precontractueel Informatie Document te verstrekken.

In een Precontractueel Informatie Document moeten ten minste de volgende onderwerpen worden beschreven:

1. De te tekenen franchisecontract, inclusief bijlagen.
2. Overzicht van alle te betalen vergoedingen en opslagen en andere bijdragen inclusief toelichting waarvoor deze dienen.
3. Overzicht van de investeringen die de nieuwe franchisenemer moet gaan doen.
4. Informatie over de wijze en frequentie van het franchiseoverleg.
5. Contactgegevens van het vertegenwoordigende orgaan van de franchisenemers (indien aanwezig).
6. Informatie over de financiële gezondheid van de franchisegever.
7. Financiële informatie over de beoogde locatie waar de nieuwe franchisenemer actief zal worden, of informatie van vergelijkbare franchisevestigingen.
8. Alle overige voor de kandidaat-franchisenemer potentieel relevante informatie.

Na verstrekking van het Precontractueel Informatie Document, gaat de stand still periode in van 4 weken. De aspirant-franchisenemer kan in deze fase concrete stappen gaan zetten naar het starten van zijn franchiseonderneming. Denk hierbij aan het opstellen van een financiële begroting, het schrijven van een ondernemingsplan en het uitvoeren van marktonderzoek voor het desbetreffende werkgebied aan de hand van de verstrekte informatie. Tevens kan een aspirant-franchisenemer extern advies inwinnen of een stage lopen bij de franchiseformule. Tijdens deze periode mag er conform de Wet Franchise niks gewijzigd worden in het nadeel van de aspirant-franchisenemer en mag de aspirant-franchisenemer geen acties ondernemen waardoor hij niet meer onder de franchisecontract uit kan (zoals het aangaan van een huurovereenkomst bijvoorbeeld).

Als franchisegever kunt u in deze periode verder onderzoeken of de aspirant-franchisenemer inderdaad past binnen de franchiseformule. Met andere woorden, tijdens deze periode wordt nog extra duidelijk of er daadwerkelijk een match is met de franchiseorganisatie en geeft daarmee een laatste mogelijkheid om afscheid te nemen voordat er in de vorm van det franchisecontract een langdurig wederzijds commitment wordt afgegeven.

Verwerkersovereenkomst

De verwerkersovereenkomst is meestal een onderdeel van het franchisecontract en is in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) vereist. In een franchiserelatie is het van belang om vast te stellen voor welke doeleinden bepaalde persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt. Wanneer er bijvoorbeeld klantgegevens worden verzameld door een franchisenemer, welke franchisenemer en franchisegever gebruiken voor marketingdoeleinden, dan dient er een verwerkersovereenkomst gesloten te worden. In de verwerkersovereenkomst worden de wederzijdse verantwoordelijkheden, verplichtingen en aansprakelijkheden ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens goed geregeld.

Franchisecontract

De allerbelangrijkste overeenkomst in de franchisesamenwerking; het franchisecontract. Bij samenwerkingen in franchiseverband is vertrouwen zonder meer essentieel, maar het is desalniettemin noodzakelijk om goede schriftelijke afspraken te maken. Het franchisecontract is een statisch document. Hierin wordt, meestal voor een periode van vijf jaar, de verantwoordelijkheden, verplichtingen en aansprakelijkheden tussen franchisegever en franchisenemer vastgelegd. Onderwerpen die onder meer aan de orde kunnen komen zijn:

• Definitie en toelichting van de formule
• Uitwerking van de franchisesamenwerking
• Het werkgebied
• Correct gebruik van de formule- en handelsnaam
• Uitleg over hoe het franchisehandboek gebruikt moet worden
• Afspraken over het proces en verplichtingen bij aanpassingen in de formule
• Uitstraling en andere richtlijnen waar een vestiging aan moet voldoen (indien van toepassing)
• Innovatieplicht van de franchisegever
• Marketing
• Inkoopvoorwaarden
• Kwaliteitsmanagement
• Zelfstandig ondernemerschap franchisenemer
• Wat te doen bij inbreuk door derden op de rechten van franchisegever
• Vergoedingenstelsel en betalingsvoorwaarden
• Begeleiding, opleiding en training
• Boekhouding en administratie
• Verzekeringen
• Duur van het franchisecontract
• Voorwaarden voor verlenging
• Overdracht van de onderneming
• Proces en gronden voor tussentijdse beëindiging
• Gevolgen van beëindiging
• Geheimhoudingsplicht en non-concurrentiebeding
• Franchiseoverleg (bijvoorbeeld franchiseraad)

Hoe diepgaand de afspraken ten aanzien van bovenstaande onderwerpen in uw franchisecontract moeten zijn, hangt af van hoe hard of soft uw franchiseorganisatie is ingericht. Om flexibiliteit en doorontwikkeling binnen de formule mogelijk te maken wordt voor de gedetailleerde uitwerking van bepaalde onderwerpen vaak concreet verwezen naar het franchisehandboek. Hiermee krijgt, dankzij het franchisecontract, ook het franchisehandboek een zekere juridische waarde. Zonder een degelijk franchisecontract is het praktisch gezien dan ook onmogelijk een duurzaam succesvolle franchiseorganisatie op te zetten.

Geen enkel franchisecontract is standaard

Zoals u kunt zien lopen de onderwerpen zeer uiteen over wat er in een franchisecontract moet worden vastgelegd. Vaak krijgen wij de vraag of wij een voorbeeld franchisecontract kunnen aanleveren. Ook zien we soms dat een franchisegever een voorbeeld franchisecontract van het internet heeft geplukt en deze zelf heeft aangepast. Vaak zijn deze franchisecontracten onvolledig wat onnodige risico's voor de franchiseformule met zich mee brengt. Zo maken we mee dat franchisegevers in gebreke gesteld worden doordat ze op basis van standaardbepalingen zelf de franchisenemer onvoldoende ondersteunen.

70% van het franchisecontract is standaard. De resterende 30% is echter waar het om draait. Deze 30% is het maatwerk wat zorgt voor de juiste bescherming van het concept. Hiermee kunt u franchisenemers bijvoorbeeld op hun prestaties aanspreken wanneer ze onvoldoende presteren in het kader van de formule. Ieder concept is uniek, daarom is het noodzakelijk dat ook ieder franchisecontract uniek is. Met een standaardovereenkomst of met de verkeerde aanpassingen loopt u het risico dat de afspraken niet goed geborgd zijn. Een goed franchisecontract is essentieel voor een goede franchisesamenwerking. Laat uw franchisecontract(en) dan ook altijd opstellen door een specialist.

Goede juridische basis voor uw franchisesamenwerkingen

Ieder concept en iedere samenwerking heeft unieke elementen. Bovenstaande overeenkomsten zijn echter essentieel als basis voor een goed functionerende franchiseorganisatie. Daarom ontwikkelen wij deze diverse juridische documenten voor u op maat zodat u succesvol met uw franchiseformule kunt groeien!